Faire la régularisation des charges de votre locataire

Notre outil de gestion locative a été conçu pour vous faciliter la vie de propriétaire bailleur.

Une des tâches les plus pénibles si vous gérez vous-même la location de votre bien immobilier, c'est le moment où il faut effectuer la régularisation annuelle des charges de votre locataire.

C'est quoi les charges locatives ?

En tant que propriétaire, vous devez dans la plupart des cas assumer des charges diverses : taxe foncière, entretien de l'immeuble, syndic de copropriété, électricité dans l'immeuble, distribution de l'eau, changement d'une ampoule, entretien de l'ascenseur, etc.

Certaines de ses charges sont à payer par le propriétaire tandis que d'autres doivent être prises en charge par votre locataire (voir la liste des charges locatives dites "récupérables" sur votre locataire).

Mais dans la pratique, c’est vous, le propriétaire qui devez régler toutes ces factures pour lesquelles vous ne connaissez pas forcément les montants à l'avance.

Pour palier à ce problème, la pratique courante est de demander au locataire de payer une "provision" (une avance) sur les charges qui est définie par avance en se basant sur le montant des charges locatives de l'année précédente.

Le locataire paye donc son loyer (hors charges) et des provisions pour charges en prévision des charges locatives annuelles qui incombent au locataire.

A quoi sert la régularisation des charges ?

Mais à la fin de l'année, il faut faire une régularisation des charges afin de comparer ce qui a réellement été dépensé avec ce que le locataire a payé par le biais des provisions.

La différence est alors soit facturée au locataire (si elle est positive), soit remboursée au locataire (si elle est négative).

La régularisation des charges doit cependant suivre quelques règles définies par la loi. Il faut dans le bail en prévoir les modalités. 

Comment faire cette régularisation ?

Grâce à Horiz.io, c'est assez simple. Si vous gérez votre bien via notre service, vous avez normalement déjà indiqué les loyers ainsi que les provisions pour charges payées par votre locataire.

Il faut également ajouter le bilan de charges fourni par votre syndic chaque année ou établi par vous-même si vous n'avez pas syndic. Cet arrêté contient le détail des charges ainsi que la part de ces charges qui sont locatives (récupérables sur votre locataire).

Comment entrer l'arrêté de compte sur Horiz.io ?

Allez dans vos "Biens", puis cliquez sur Plus d'options < Déclarations annuelles < Arrêté de comptes de syndic. 

Il faudra également indiquer le montant de votre taxe foncière en ajoutant une opération de type "Charges taxe foncière". Cette opération contient également le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Si tout cela est bien renseigné, vous pouvez alors faire la régularisation des charges depuis la carte de votre locataire.

Cliquez sur Plus d'options à côté du nom de votre locataire depuis l'onglet Locataires, puis cliquez sur "Régulariser les charges".

Indiquez ensuite la date de début et de fin de la régularisation.

Le service calcule automatiquement le trop (ou pas assez) payé de votre locataire ainsi que la nouvelle provision pour charges qui sera désormais prise en compte.

Les opérations prises en compte sont calculées par rapport aux dates indiquées, au millième du bien en question et à la présence de votre locataire dans l'appartement (au prorata temporis).

Si vous souhaitez mettre en place des charges mensuelles forfaitaires, vous pouvez indiquer le nouveau montant de ces charges en ignorant le calcul de régularisation. C'est obligatoire afin de bien indiquer la date à laquelle vous commencez à pratiquer des charges forfaitaires et leur montant.

De même, une nouvelle opération de régularisation de charge est automatiquement ajoutée et prise en compte dans le compte de votre locataire et la quittance.

Comment indiquer les nouvelles charges manuellement 

Indiquez bien la date dans le champ du bas à laquelle le changement de charge doit être effectué ainsi que le nouveau montant, puis cliquer sur "ajouter l'opération". 

Paiement d'un trop perçu / moins perçu

Dans le cas où vous ne souhaitez pas changer le montant des charges mais juste indiquer une régularisation de charges unique suite à un trop perçu ou à l'inverse, un moins perçu, il faut entrer cette opération sans passer par Régularisation de charges.

Il faut vous rendre sur le solde du locataire en question < cliquer sur Ajouter un loyer < sélectionner dans le menu déroulant du type d'opération "Recette Régularisation de charges débit locataire" à l'inverse si vous devez de l'argent au locataire, cliquer sur "Charge régularisation crédit locataire".

Si cette dernière a été payée par le locataire, n'oublier pas de bien cocher "Montant déjà payé" avant d'enregistrer. Si le locataire ne vous a pas encore payé, laissez la coche vide. 

Ce montant apparaîtra bien sur le solde et sur la quittance.

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