Une fonctionnalité très utile est disponible sur le service de gestion locative de notre site.
Vous pouvez créer un nouveau bail de A à Z et le signer par voie électronique avec vos locataires et leurs garants.
Finie la perte de temps à échanger des documents par courrier ou par scan et email. Terminée la galère de réunir les locataires et leurs garants pour pouvoir procéder à la signature en présence physique pour une colocation par exemple.
Vous pouvez signer votre bail en numérique très rapidement et avec une signature légale incontestable. Vous sécurisez ainsi votre mise en location avant la remise des clés et l'établissement de l'état des lieux.
1/ Comment faire un bail par signature électronique ?
Vous pouvez lire notre article ou regardez la vidéo issue de notre webinaire pour tout comprendre.
👉 Vous pouvez aller directement à 14,18 minutes de la vidéo pour tous comprendre du bail !
Pour lancer votre bail, il suffit d'aller sur la page de vos biens locatifs et de cliquer sur les 3 petits point à gauche du bien avec sa superficie. Cliquez ensuite sur "Créer un Bail Électronique". Vous pouvez également le faire depuis votre locataire.
Attention, vous ne pouvez pas lancer plusieurs baux en même temps pour le même bien, il faut attendre que le 1er soit fini avant d'en lancer un autre.
Vous allez alors débuter la procédure de création d'un nouveau bail qui se fait en 5 étapes.
Vous devez tout d'abord vérifier les données de votre immeuble et du bien loué :
Il est important de bien passer en revue chacun des éléments, car ils seront utilisés pour remplir le bail.
Corrigez ou complétez les données si besoin (adresse, type, équipements, etc.).
Si votre logement se trouve dans une ville qui pratique l'encadrement des loyers, pensez à l'indiquer au niveau des informations du bien. Ainsi les informations seront ajoutées au bail. Dans certaines villes (comme Paris et Lille), le loyer peut être plafonné par décret.
Une fois vos modifications enregistrées, vous serez redirigé vers le processus de signature du bail.
Cliquez "Valider" quand tout est OK pour vous.
Dans la deuxième étape, il faudra choisir un locataire déjà créé ou ajouter un locataire le cas échéant.
Vous pouvez choisir un ou plusieurs locataires. Ils seront ajoutés au bail. Dans le cas de plusieurs locataires, il s'agira d'une colocation avec clause de solidarité ou sans clause de solidarité (à déterminer au préalable dans le bien) entre les locataires pour le paiement des loyers. Il faudra bien indiquer pour chacun le loyer qui le concerne (vous pouvez retrouver plus d'explications au sujet du bail pour des colocataires).
Cliquez sur "Valider". Le système va alors vérifier que les données de vos locataires sont complètes.
Si certaines informations sont manquantes, il vous sera demandé de les indiquer après avoir cliqué sur le nom du locataire en rouge.
Sur la page d'édition du locataire, les informations manquantes sont indiquées en jaune afin que vous les repériez rapidement.
Si vous éditez un bail pour un logement meublé avec un forfait de charges, pensez à indiquer le contenu des charges (EDF, Internet, etc.).
S'il s'agit d'une colocation, pensez à indiquer le détail des parties privatives pour chaque colocataire. Inutile d'y indiquer le loyer individuel, il sera ajouté automatiquement dans le bail dans le paragraphe des espaces privatifs.
Une fois les informations indiquées, cliquez sur "Enregistrer", vous êtes alors redirigé vers le processus de signature du bail.
Cliquez "Valider" pour revérifier les données locataires et continuer.
La prochaine étape est la vérification éventuelle des informations du garant. Si vous n'avez pas de garant, il suffit de sélectionner "Pas de garants" et de continuer en cliquant "Valider".
Dans le cas où vous avez des garants, mais que les informations ne sont pas complètes, vous serez redirigé vers l'édition des garants comme pour les locataires avec une coloration jaune des éléments manquants.
L'étape suivante est le choix des pièces qui seront annexées au bail.
Sélectionnez les annexes à joindre au bail. Certains éléments seront créés et annexés automatiquement par le service, d'autres doivent être fournis par vous (diagnostics, règlement de copropriété, etc.) et seront également annexés automatiquement. Enfin l'état des lieux devra quant à lui être remis au locataire par la suite, car il faut le réaliser en sa présence.
C'est indiqué en dessous de la description de chaque pièce.
Pour ce qui est de l'inventaire des meubles, vous pouvez l'éditer depuis votre espace de location et le vérifier. Il sera ajouté automatiquement au bail.
Dans le cas où vous pouvez fournir vote propre document, un menu déroulant vous permet de sélectionner le document présent sur votre espace de document. Si le document dont vous avez besoin n'y est pas, il suffit de le charger depuis votre espace de document. Pour le moment seuls les fichiers au format PDF sont pris en charge.
Après l'avoir chargé, il ne faut pas oublier de le déplacer dans le dossier de l'immeuble, du bien ou d'un locataire lié à la signature électronique en cours d'édition.
Il faudra penser à rafraîchir la page de la signature du bail afin de mettre à jour les listes de documents et pouvoir choisir les nouveaux documents chargés.
Cliquez sur "Valider" pour passer à l'étape suivante.
Vous pouvez désormais visualiser le bail. Choisissez entre un bail meublé, un bail en location nue ou encore un bail mobilité (instauré par la loi ELAN fin 2018).
Le bail apparaît alors accompagné des pièces annexes : il faut bien le relire et le vérifier.
Il faut notamment prêter grande attention aux noms/prénoms et aux adresses emails des signataires. Relisez-les plusieurs fois pour être sûr de ne pas avoir fait d'erreur. Une signature débutée est due même si vous avez fait une erreur (dans ce cas il faudrait annuler le bail en cours et refaire un nouveau processus de signature).
Pour être sûr que tout est correct, il est fortement conseillé de le faire relire par les signataires. Cliquez sur le bouton "Envoyer pour relecture" afin d'envoyer une copie du bail à tous les signataires par email. Ils pourront ainsi le relire et vous envoyer toute remarque ou correctif à apporter (en répondant à l'email).
Une fois cette étape passée, vous pouvez cliquer sur "Valider".
La dernière étape vous propose de procéder à la signature électronique du bail de façon totalement automatisée et en ligne. Soit en bénéficiant d'un bail gratuit dans le cadre de votre abonnement ou en le payant.
Après avoir cliqué sur "Commencer la signature", voilà ce qui va se passer :
- Le locataire reçoit un email avec un lien pour signer le document. En cliquant sur ce lien il va lui être demandé de signer le document et d'y ajouter ses initiales. La procédure est simple et rapide et se fait directement sur notre site. Il a le choix de "dessiner" la signature, écrire son nom, prendre une photo de sa signature, etc.
- Une fois signé, les locataires suivants (le cas échéant) reçoivent également un lien pour signer le document chacun leur tour.
- Une fois que tous les locataires ont signé, les garants, le cas échéant, reçoivent également un email chacun leur tour pour signer le document.
- Une fois que tous les garants ont signé, le propriétaire reçoit également un email pour signer le document.
- Lorsque tout le monde a signé, le document signé avec empreinte de signature électronique est envoyé par email à tous les signataires et est également sauvegardé dans votre espace document sous le dossier de chaque locataire signataire.
2/ Comment lancer un 2e bail pour un même bien ?
Pour pouvoir lancer un autre bail pour ce même bien, il faut absolument cliquer sur "Terminer" une fois que tout le monde a signé.
Retournez dans la gestion et c'est reparti. Vous pouvez maintenant lancer un nouveau bail pour le même bien sans problème !
Commentaires
Vous proposez également la signature électronique pour les baux en colocation de meublé ?
Les paragraphes à recopier à la main par la caution n'est plus obligatoire ?
Proposez-vous des modèles de " pacte de colocation " sorte de règlement intérieur " ? des modèles de baux, pacte de colocation personnalisable ?
Pour que le locataire puisse payer par carte bleue faut-il que le bailleur soit une personne morale ?
Oui nous proposons des baux nus et meublés, en location seul ou colocation (solidaire ou plusieurs baux) prêts pour la signature électronique.
Pour ce qui est du garant et des mentions manuscrites il faudra le faire directement avec lui car pour le moment cela ne peut pas se faire de façon électronique (contrainte légale).
La bonne nouvelle c'est que la loi Elan (2018) va modifier cela. Dès que celle-ci est publiée, l'engagement de caution du garant sera ajouté aux annexes du bail électronique.
Nous ne proposons pas de modèle de pacte ou de règlement de colocation pour le moment.
Pour ce qui est du paiement du loyer, chez nous c'est le propriétaire qui reçoit les paiements. Si vous avez besoin de conseils dans ce domaine, vous pouvez contacter l'un de nos experts :
https://www.rendementlocatif.com/expert/browse
Bonjour,
Est-ce que ce service est payant en plus de l'abonnement Rendement Locatif déjà souscrit ?
Merci,
G.P
Oui car la signature électronique a un coût unitaire pour nous.
Concernant le prix nous essaierons de le réduire avec le temps. Nous en somme en phase de test. C'est pour cela que je ne vous le donne pas ici. C'est un prix fixe quelque soit le nombre de signataires.
Nous réfléchissons aussi à une offre gratuite pour un nombre limité de demandes de signatures par an.
Ceci étant le dit, le gain de temps est conséquent. Il faut le tester pour s'en rendre compte. C'est un confort indéniable.
Bonjour Bassel,
A quand la même solution pour les colocations sans clause de solidarité ?
En cas d'entrées successives des colocataires (pour la première mise en place par exemple), il y a possibilité de signer pour 1 coloc + 1 garant puis un autre coloc une semaine plus tard, etc.... ?
Merci pour votre travail
@mat38bourgoin
Oui c'est déjà possible aujourd'hui sur la gestion. Il suffit de faire un bail et signature électronique pour le (ou les) premier(s) entrant(s).
Ensuite pour les départs ou remplacements suivants de locataires il suffit d'éditer un avenant au bail disponible en pré-rempli sur le service. Pour un nouveau garant il faudra faire signer une caution solidaire, document fourni également sur le site.
Merci Bassel,
Et pour les baux sans clause de solidarité ?
Il suffit de faire un bail par locataire. Explications.
Si vous avez des questions merci de nous contacter via le support.
Bonjour,
Pour faire des baux séparés par colocataire il faut que les chambres soit supérieur ou égal à 14m².
En-dessous, nous avons l'obligation de faire un bail unique pour l'ensemble des colocataires. Mais dans ce cas là, est-il possible, dans votre système de gestion, d'enlever la clause de solidarité qui devient de plus en plus obsolète ?
Merci pour votre réponse.
Bonjour à tous, bonjour Bassel,
Je m'apprête à signer 4 baux électroniques vendredi prochain.
Je dois donc remplir / scanner / télécharger sur le site:
- Etat des lieux
- Acte de caution solidaire
- Diagnostics
- Attestation d'assurance du locataire
J'ai 2 questions:
1. Comment télécharger ces 4 éléments dans le dossier de chacun de mes locataires ?
2. Comment annexer ces documents alors qu'il est indiqué "Non annexés automatiquement" ?
Merci !
Aurélien
1/ Vous pouvez le faire depuis cette page
2/
L'état des lieux devra être fait en contradictoire de façon indépendante sur place puis remis au locataire. Il faudra tout de même coché l'annexe dans le bail.
Un modèle de document vous est fourni sur le service.
MISE A JOUR 02/01/2019
L'acte de caution solidaire sera annexé au bail pour chaque garant et sera signé par voie électronique également (possible depuis la loi ELAN fin 2018).
Il est désormais possible de charger ses propres documents pour les diagnostics DPE, le règlement de copropriété ou encore l'attestation d'assurance et les ajouter en annexe.
Bonjour,
J'ai fait toute la procédure comme il faut mais mes futurs locataires m'indiquent: "Mon copain vient de recevoir le mail pour la signature et on arrive pas à accéder à la page où l’on signe".
Quelqu'un peut-il m'aider?
Je n'ai pas reçu le lien en question.
Merci d'avance,
bonne journée
Bonjour,
Il faut nous écrire à contact@horiz.io lorsque vous rencontrez un souci, ainsi nous avons accès à votre compte et à votre adresse mail pour vous aider. 😊
bonjou, combien coute la signature electronique SVP ?
merci
Bonjour,
Une première signature électronique de bail est comprise dans l’abonnement à Horiz. Pour toute nouvelle création de bail, le tarif est de 10€/bail électronique.
En espérant avoir répondu à votre question,
Bien à vous,
Adélaïde d’Horiz
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